Health Professionals Magazine

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ISSN 2282-3425 (Print)
ISSN 2282-6157 (Online)

Volume: 4 - Fascicolo: 1 - Anno 2016

I documenti digitali in sanità: dematerializzazione e conservazione
Digital documents in health: dematerialization and storage

DOI: 10.12864/HPM.2016.151

di R. Mari

Riassunto

Lo sviluppo di sistemi documentari informatici ha provocato cambiamenti, sia in termini tecnologici che organizzativi e amministrativi, grazie allo sviluppo di tecnologie di rete per la condivisione dei documenti, l’interoperabilità in ambiente web, la comunicazione tramite e-mail, nonché nuove funzioni operative di coordinamento e controllo. Tuttavia, l’introduzione all’interno di amministrazioni, come per l’appunto quella sanitaria, di sistemi documentari informatici presenta alcune criticità: di tipo organizzativo, tecnologico, nonché di natura archivistica.
Per tali motivi, andranno ridefinite strutture e responsabilità, dovranno essere progettate architetture informatiche e definiti modelli di gestione documentale e metodi di conservazione. Perché sia realmente efficace, un processo di smaterializzazione, inteso come informatizzazione della memoria documentaria, deve include anche il controllo sulla corretta formazione del documento e la gestione del ciclo di vita del documento: ogni fase deve essere pianificata stabilendo le procedure e gli interventi necessari. Questa riflessione vale per tutti i settori della pubblica amministrazione, tanto più per quello sanitario, ove le tipologie documentarie sono delle più varie e riguardano informazioni “delicate”, trattando la salute del cittadino.
Arrivando al concetto di dematerializzazione della cartella clinica, che nasce come documento unico, essa si concretizza prima di tutto trasformando il documento in formato elettronico, ovvero su supporti e in formati che ne garantiscano l’immutabilità e la staticità; successivamente, la cartella clinica sarà firmata digitalmente (con annesso riferimento temporale) dal primario o dal responsabile della conservazione sostitutiva. Infine, un notaio o un altro pubblico ufficiale rogante penseranno ad apporre la firma digitale. In tale ambito, è possibile scegliere differenti modelli di sistemi informativi per la creazione di un sistema di conservazione, purché siano rispettati i requisiti minimi richiesti dalla normativa ufficiale




Riassunto

Digital preservation of clinical documents
The development of computerized documentation systems has resulted in changes, both in terms of technology and organizational and administrative, thanks to the development of network technologies for document sharing, interoperability in a web environment, communication via e-mail, as well as new operational functions coordination and control. However, the introduction within administrations, as precisely as health, computerized records systems has some critical aspects: organizational, technological and archival nature.
Clearly, will redefine structures and responsibilities, will be designed information architectures and defined models of document management and conservation methods. To be truly effective, a process of dematerialization, understood as computerization of the documentary memory, must also include checking the correct formation of the document and the document life cycle management: each step must be planned by establishing the procedures and the necessary interventions. This reflection applies to all sectors of the public administration, especially for the health sector, where the types of documents are the most varied and concern about “delicate”, treating the health of citizens.
Arriving at the concept of dematerialization of the medical record, which began as a single document, it is realized first of all by transforming the electronic document or on media and formats that ensure the immutability and immobility; later, the medical records will be digitally signed (with a time reference) from the host or manager of electronic storage.
Finally, a notary or other public official will think the attesting to digitally sign. In this area, it’s possible to choose a different models of information systems for the creation of a storage system, provided they meet the minimum requirements of the official regulations.


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